アクションアイテムとは、プロジェクトチーム内における全てのタスクのことです。それらのタスクはプロジェクトメンバーに割り振られます。

言い換えれば、アクションアイテムは、プロジェクトチーム内の全メンバーのタスクのことです。全メンバーですから、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーのタスクも含まれます。

タスク管理で用いられる用語である「TODO」とアクションアイテムの違いは以下のとおりです。

つまり、TODOとアクションアイテムの違いは、自分以外のプロジェクトメンバーのタスクが含まれているかいないかという点です。

アクションアイテムの3大要素とは、Wで始まる以下の英単語のことです。

端的には「誰が」「何を」「いつ」行うかという内容を示すものですが、それぞれの意味合いの違いについて説明します。

アクションアイテムにおけるWhoは「担当者」を意味します。「誰がこのアクションアイテムの担当者か」ということです。別の言い方をすると「該当のアクションアイテムは担当者が決まっている」「メンバーにアクションアイテムが割り振られている」などということになります。

プロジェクト管理を担当するプロジェクトマネージャーは、各メンバーの担当アクションアイテムの把握が欠かせません。

アクションアイテムにおけるWhatは「必要な行動」を意味します。メンバーが自分のアクションアイテムを完了するためには、何を行わなければならないか分からなければ遂行できません。つまり、アクションアイテムの内容を表現する際は、シンプルで誰にでも伝わりやすい言葉を用いるのがセオリーです。

アクションアイテムにおけるWhenは「期限」のことです。「いつまでにそのアクションアイテムを完了させなければならないか」「会議で協議・決定したアクションアイテムの予定終了日はいつか」といった考え方をします。

アクションアイテムの期限を決める際には、他のアクションアイテムとの依存関係、担当メンバーの作業量や処理能力などを勘案することが肝要です。

アクションアイテムを作成・管理することによって、さまざまなメリットが得られます。アクションアイテムの作成・管理によって得られる主なメリットは以下のとおりです。

アクションアイテムの作成・管理によって得られる各メリットの内容を説明します。それぞれの違いを確認しましょう。

アクションアイテムのメリットの1つは、会議の円滑化効果です。会議の前にアクションアイテムを明らかにしておくと、会議で具体的な議論が行いやすくなります。その結果、会議は円滑に進むでしょう。

会議が円滑に進むということは、会議に要する時間も節約できるということです。会議の効率性が上がれば、時間だけでなく労力の節約にもなります。

アクションアイテムには情報整理機能というメリットがあります。会議で討議する議題にひもづくアクションアイテムはどれかを明示することで、出席者は情報を整理して会議に臨めるでしょう。

また、会議後、討議したアクションアイテムの一覧表をプロジェクトマネージャーからプロジェクトメンバーに送付あるいは公開することによっても、メンバーにおける情報整理が実現します。

アクションアイテムによって、生産性アップというメリットも得られます。会議で決定されたアクションアイテムを完了・実現させるため、メンバーは具体的な作業や行動へと進むでしょう。

明確なアクションアイテムによって、行わなければならない内容がはっきりしているため、迷いなく作業に集中できます。その結果が、企業としての生産性アップとなるのです。

責任の明瞭化もアクションアイテムのメリットの1つです。TODOリストの集合体ともいえるアクションアイテムでは、プロジェクトメンバーそれぞれのタスク内容と期限が明示されています。

プロジェクト内におけるアクションアイテムの共有によって、メンバーは相互にタスク内容と期限を知ることになり、それぞれの責任の範囲が明らかになるのです。

アクションアイテムをトラッキング（追跡）することによって、タスク管理の簡易化というメリットも得られるでしょう。プロジェクトマネージャーがアクションアイテムをトラッキングすれば、各アクションアイテムの完了タイミングを予測できます。

進捗が早いメンバーを進捗が遅れているメンバーのサポートに回す、といったような対策が簡単に取れるようになるのです。

アクションアイテムにより、プロジェクト進捗管理の一元化というメリットも得られます。アクションアイテムは、プロジェクトメンバー全員のタスクが示されているものです。

プロジェクトマネージャーがアクションアイテムの一元管理を行うことで、プロジェクトの進捗状況を可視化できるでしょう。進捗状況の可視化は、現状の把握や問題への対処などプロジェクト管理上、優位に立てます。

アクションアイテムの効果によって、プロジェクトマネージャーの管理負担軽減というメリットも得られます。前項のとおり、アクションアイテムの一元管理による進捗状況の可視化によって、プロジェクトマネージャーの管理負担も軽減されるでしょう。

また、アクションアイテムの管理を適切に行えば、自然と情報の漏れや抜けをなくせるため、その意味でも管理負担は軽減されます。

アクションアイテムのメリットである責任の明瞭化は、目的達成確度アップというメリットも生み出すでしょう。アクションアイテムには、どのタスクを誰がいつまでに完了させる予定かが明示されています。

プロジェクト内でアクションアイテムを共有し責任が明瞭化することで、メンバーはより強い意志を持ってタスクに向き合うため、結果として目的達成確度アップへとつながるのです。

アクションアイテムには、モチベーションアップというメリットもあります。アクションアイテムは、各メンバーの役割や目標を示すものです。プロジェクトの中で自分の立場が明確になるということは、タスクに対する向き合い方という点でモチベーションアップへとつながるでしょう。

また、タスクが予定どおりに進捗すれば達成感も生まれるため、さらにモチベーションがアップします。

アクションアイテムのメリットとして、問題に素早く対応できることも挙げられます。プロジェクトにおける問題の多くはタスクの遅延です。

アクションアイテムの活用によるプロジェクトの各タスクの進捗状況の可視化によって、タスクの遅延はすぐに感知できます。問題をいち早く把握することによって、対応策も素早く行えるのです。

アクションアイテムを作成・管理するうえで、いくつかのポイントがあります。主なポイントは以下のとおりです。

アクションアイテムの作成・管理における各ポイントの内容を説明します。それぞれの違いを確認しましょう。

アクションアイテムとTODOの違いは、自分以外のメンバーのタスクが含まれているかいないかという点です。管理方法という観点に立てば、アクションアイテムとTODOに大きな違いはありません。具体的には以下の手順です。

アクションアイテムでは、期限の記載は必須です。無期限のプロジェクトはあり得ません。また、動物と違い人というものは、期限という目安があるからこそ計画を立てて行動できます。仮に期限が設定されていないアクションアイテムがあった場合、プライオリティが低いとみなされ、そのまま完了しないでしょう。

アクションアイテムを指示書として作成するのも有効な方法です。指示書としてアクションアイテムを作成することによって、タスクの分割が簡単になります。また、メンバーにとってプロジェクトのスコープが明瞭になり理解もしやすくなるでしょう。

アクションアイテムには、プロジェクトメンバーに対し何をいつまでに行うか伝える役割があります。メンバーに誤解や迷いが生じないようにするために、項目に詳細を記載・説明する配慮が欠かせません。ただし、専門的な技術書と違い、冗長な説明にしないことです。冗長な説明は内容を分かりづらくさせます。

アクションアイテムに必要な情報全てが記載されていないと、タスクの開始が遅れる、あるいはタスクの完了が遅延するといった問題につながりかねません。TODOと違いアクションアイテムは全メンバーのタスクが記載されるため、情報の抜けや漏れがないように十分なチェックが必要です。

アクションアイテムの運用にあたっては、全メンバーがリアルタイムで共有できるプラットフォームの使用がおすすめです。アクションアイテムはTODOと違い、メンバー間でタスクに関する情報をリアルタイムで共有する必要があります。

現在、クラウド型のタスク管理ツールが多数、提供されており、それらの中から適したものを活用するとよいでしょう。

プロジェクト管理、タスク管理の基本中の基本ですが、アクションアイテムで各タスクの担当者を明記するのは当然のことです。タスクの担当者とは、そのタスクの責任者を示します。アクションアイテムの3大要素の1つとして「Who」があるとおり、担当者が記載されていないアクションアイテムは機能しません。

アクションアイテムには、必要な情報を全て記載し、また、詳細な説明も必要です。ただし、情報量が多いとメンバーが誤認や見逃しをしてしまう恐れもあります。アクションアイテムの内容記載にあたっては、明確な表現を用いることに腐心しましょう。

ここでは、アクションアイテムの活用に便利なおすすめのタスク管理ツールを紹介します。おすすめのタスク管理ツールは以下の5つです。

各タスク管理ツールの概要を掲示します。各ツールの違いを確認しましょう。なお、各情報は2024（令和6）年9月現在に公表されているものです。

タスク管理ツール「Asana」の特徴は、タスクの全体像を可視化している点にあります。Zoom、Slack、Gmail、Microsoft Teamsなど300以上のアプリと連携が可能です。全世界で10万以上の組織が採用しています。Asanaの主な搭載機能は以下のとおりです。

Asanaの設定料金は以下のようになっています。

利用料が高くなるほど、使用できる機能数が増えます。有料プランのStarterとAdvancedは30日間の無料トライアルが可能です。

タスク管理ツール「Backlog」の特徴は、タスクの可視化とプロジェクト管理・タスク管理に必要な機能を網羅している点です。有料プランの契約数は14,000件以上となっています。Backlogに搭載されている主要な機能は以下のとおりです。

Backlogの設定料金は以下のようになっています。

利用料が高くなるほど、使用できる機能数が増えます。有料プランはどれでも30日間の無料トライアルが可能です。利用料を年間分まとめ払いにすると5%割引になります。

タスク管理ツール「jooto」の特徴は、ドラッグ＆ドロップといった簡単操作で直感的にタスク管理・プロジェクト管理ができることです。有料プラン導入企業数は約2,400社、利用者数は40万人以上となっています。jootoに搭載されている主要な機能は以下のとおりです。

jootoではTODOリスト機能はありません。設定料金は以下のようになっています。

利用料が高くなるほど、使用できる機能数が増えます。ビジネスプランは31日間の無料トライアルが可能です。

タスク管理ツール「Lychee Redmine」の特徴は、カスタマイズ性が高いこと、ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作ができること、クラウドだけでなくオンプレミスでも提供されることなどです。導入企業数は7,000社以上となっています。

Lychee Redmineに搭載されている主要な機能は以下のとおりです。

Lychee RedmineではTODOリスト機能はありません。設定料金は以下のようになっています。

利用料が高くなるほど、使用できる機能数が増えます。有料プランはどれでも30日間の無料トライアルが可能です。料金の支払いは10人単位で計算されます。

タスク管理ツール「Todoist」の特徴は、タスクの優先度設定ができること、タスク画面のカスタマイズができることなどです。利用者数は4,200万人以上となっています。Todoistに搭載されている主要な機能は以下のとおりです。

Todoistの設定料金は以下のようになっています。

利用料が高くなるほど、使用できる機能数が増えます。

アクションアイテム作成ツールとは、会議の音声から文字起こしをするツールを意味します。TODOリストやガントチャート機能などを有するタスク管理ツールとは違い、シンプルな機能が特徴です。ここでは、おすすめのアクションアイテム作成ツールとして以下の2つを紹介します。

それぞれのアクションアイテム作成ツールの概要を掲示します。違いを確認しましょう。

Nottaは、PC向けクラウド、スマートフォン向けアプリ、Chrome拡張機能連携といった提供形式をしている文字起こしツールです。リアルタイムでも会議を録音した音声ファイルでも、どちらもテキストファイル化します。文字起こし以外に以下のような機能を利用可能です。

アドオンを購入すれば翻訳や2カ国語同時文字起こしなどの機能を付加可能です。設定料金は以下のようになっています。

利用料が高くなるほど、使用できる機能数が増えます。

WITH TEAMは、インターネット上で音声ファイルをアップロードする形式の文字起こしツールです。365日24時間いつでも利用できます。料金や機能、仕様は以下のとおりです。

初期費用や登録手数料などは一切、発生しません。音声ファイルの該当時間分の費用が発生するだけです。

アクションアイテムを適切に活用することで、プロジェクト管理、タスク管理を順調に進捗させられます。アクションアイテムの活用にあたっては、「Who・What・When」の3大要素を欠かすことなく記載することが肝要です。

アクションアイテムをプロジェクト内で共有するには、リアルタイムで確認ができるプラットフォームの導入が欠かせません。自社に適したタスク管理ツールの選択がキーポイントになります。

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