プロジェクト管理に必要な10個の管理項目とは？PMBOKの重要性も解説！

プロジェクト管理項目とは、本来複雑なプロジェクト活動を管理しやすい項目に分類したものです。プロジェクトとは、顧客の目標を達成するために計画、実行、監視、制御、および完了する一連の活動であり、管理には高度な技術が必要になります。プロジェクト管理項目として分類することで、管理が容易になります。

ここではプロジェクト管理項目についてみていきましょう。

プロジェクト管理項目を用いるメリットは、管理が容易になる点です。プロジェクト管理項目は、まずプロジェクトを管理する項目毎に分類し、プロジェクト全体をプロジェクト管理項目の集まりとみなします。

プロジェクト管理項目毎に必ず押さえるべき管理事項を明確にし、全てのプロジェクト管理事項を満たすことでプロジェクトが達成できるようになります。このようにプロジェクト管理項目という小さい単位で管理すれば、高度なスキルがなくてもプロジェクトを推進できるようになる点がメリットです。

統合管理とは、プロジェクト管理項目の1つでプロジェクト全体の計画、実行、監視を一貫性をもって統合し、プロジェクトを成功に導く重要なプロジェクト管理項目です。

具体的な活動としては、プロジェクトの目的や目標、スコープ、メンバーの役割などを明記したプロジェクトの正式な承認文書である「プロジェクト憲章」を作成します。プロジェクト憲章により、プロジェクトの各要素が統合され、一貫した方向性でプロジェクトが進行します。

コスト管理は、プロジェクトの達成目標として用いられるQCD（ Quality：品質、Cost：コスト、Delivery：納期）のうち、C（コスト）の管理で、プロジェクト管理項目の1つです。プロジェクトに必要な経費（コスト）を算出し、プロジェクトをコストの範囲内で納めるように管理します。

具体的には、予算の設定、コストの見積もり、実際のコストの監視、制御、コストの報告です。コスト管理に失敗すると、プロジェクトが赤字となり経営にとってダメージとなります。プロジェクト管理項目におけるコスト管理は、収益に直結するため非常に重要なプロジェクト管理項目です。

コミュニケーション管理もプロジェクト管理項目の1つです。プロジェクトにはさまざまな要員がかかわることになり、これを管理するのがコミュニケーション管理です。

主にプロジェクトにおける顧客や経営層といったステークホルダーとのコミュニケーションと、プロジェクトチームのチームワークを良好に保つためのコミュニケーションの2つに分類されます。

ステークホルダーとのコミュニケーション管理は信頼の構築が目的で、プロジェクト運営においてさまざまな支援を望めます。プロジェクト管理項目のステークホルダー管理と重複する部分ですが。ステークホルダーとの良好な関係は、非常に大きなメリットです。

チームメンバーとのコミュニケーション管理は、オープンな雰囲気の醸成、プロジェクト作業における定期的なフィードバック、メンタルケアなどです。これにより、パフォーマンスとチームの結束を高め、相互に協力し合う強力なチーム体制が構築されるのがメリットになります。

資源管理はプロジェクトで利用する、人的リソース、物的リソースを管理するプロジェクト管理項目です。適切なリソース管理はプロジェクトに不可欠であり、計画的かつ継続的に行うことが重要です。具体的な内容は以下の通りになります。

リソースが正しく管理できていない場合、必要なリソースが不足しプロジェクトが遅延したり、余計なコストがかかったりして、プロジェクトの目標を満たせなくなる恐れがあります。プロジェクト管理項目における資源管理は、プロジェクトを成功させる上で重要なポイントです。

スケジュール管理は、プロジェクトの達成目標として用いられるQCDのうち、D（納期）に該当し、プロジェクトの成功に直結する極めて重要なプロジェクト管理項目です。具体的にはスケジュールに遅延がないかを監視し、遅延があった場合は適切に対応を行います。

スコープ管理とはプロジェクトの範囲（スコープ）を管理するプロジェクト管理項目です。プロジェクトを推進していくうちに、目標を見失い逸脱するケースがあります。プロジェクトが目標から逸脱しないように、スコープを明確に定義し管理する必要があります。

ステークホルダー管理はプロジェクト管理項目の1つで、プロジェクトにおける利害関係者の期待と影響を管理するプロセスです。主に以下を管理します。

特に影響度が高いにもかかわらず、関心の低いステークホルダーには重点的なコミュニケーション計画が必要です。定期的な会議、報告書、メール、面談などを実施し良好な関係を構築しましょう。

調達管理も重要なプロジェクト管理項目です。調達管理とは、プロジェクトが必要とする機材やサービスを計画的かつ効率的に外部から調達するマネジメント活動です。調達管理で最も重要なポイントは、必要な機材やサービスを必要な時期に必要数準備する点になります。

品質管理も重要なプロジェクト管理項目です。品質管理では、作成した成果物が一定の品質を満たしているかを管理します。プロジェクトチームのメンバーはスキルが一定ではなく、育成要員も含まれるため成果物の品質が一定になりません。

品質の低い製品が成果物として出荷されると、プロジェクト全体の品質に悪影響を及ぼす恐れがあります。そのため、品質管理では一定の品質要件を設定し、各成果物がこれらの要件を満たしているか確認が必要です。

具体的には、テスト基準の設定、テスト結果の確認、専門家によるレビューなどを通じて品質をチェックし、改善のフィードバックを行います。これにより、成果物の品質が維持されるだけでなく、作成者のスキル向上も期待できます。

リスク管理はプロジェクトの中でも非常に重要なプロジェクト管理項目です。最近ではプロジェクトの要件であるQCDにR（Risk）を加え、QCDRとして管理するケースもあります。リスクによりプロジェクトが遅れる可能性や品質が低下する恐れがあるため、想定されるリスクを抽出し、対応策の用意が重要です。

プロジェクトを管理するためのガイドラインとしてPMBOK（Project Management Body of Knowledge）があります。PMBOKはプロジェクト管理の世界標準ともいえるガイドラインで、現在のニーズに合わせるように改訂されています。

PMBOKの目的もプロジェクト管理項目と同じく、プロジェクトをいかに成功に導くかです。ここではPMBOKについてみていきましょう。

PMBOKは、プロジェクトマネジメントのベストプラクティスや標準的な手法を体系的にまとめたガイドラインです。プロジェクトマネジメントの世界標準とされ、世界中のさまざまな業界やさまざまな規模のプロジェクトで活用されており、その有効性が実証されています。

PMBOKの管理手法を使うことで、プロジェクトの成功確率を向上させ、コスト削減や品質向上を実現でき、世界標準の管理手法を利用していることを内外に明示できます。

業種やプロジェクトの内容によって、プロジェクトマネジメントで管理する項目はさまざまです。従来はプロジェクトの管理方法が確立されておらず、マネジメントする人材の質によりプロジェクトの品質が決まっていました。そこで制定されたのがPMBOKです。

PMBOKに準じたプロジェクト運営を行うことで、一定の品質が保たれるようになりました。PMBOKは定期的に更新が行われ、現在は2021年発行の第7版が最新になり、管理項目が「10の知識エリア」から「8つのパフォーマンスドメイン」と「12の原則」という新しい体系へと変更されました。

プロジェクトを推進するにあたり、最新版のPMBOKに目を通しておくことをお勧めします。

プロジェクトを管理するにあたり、さまざまな角度からプロジェクトを監視していく必要があります。その際に、プロジェクト管理項目で利用するドキュメントを用いると、効率的にプロジェクト管理ができるようになります。ここではプロジェクト管理で必要なドキュメントを見ていきましょう。

アサイン表はプロジェクト管理項目の資源管理で利用し、プロジェクトメンバーに割り当てられたタスクと責任を明確に示すドキュメントです。誰が何を担当するのかを明確にすることで、タスクの重複や漏れを防ぎ、プロジェクト全体の進捗状況を把握しやすくなります。

仕様書は、プロジェクトで開発・納品する成果物の要件を定義したドキュメントです。成果物の機能、性能、品質などを詳細に記述し、開発する成果物が間違いなく製造されるように指示します。プロジェクト管理項目の品質管理で利用します。

スケジュール表はプロジェクト管理項目のスケジュール管理で活用し、プロジェクト全体のスケジュールを可視化、進捗状況を管理するためのドキュメントです。タスクの開始・終了予定日、マイルストーンなどを明示することで、プロジェクトの全体像を把握し、遅延を防止できます。

プロジェクト管理計画書はプロジェクト管理項目の統合管理で活用し、プロジェクト全体の計画を詳細に定義したドキュメントです。プロジェクトの目的、スコープ、スケジュール、予算、リソースなどを明確に記述し、プロジェクトを計画的かつ効率的に進めるための指針となります。

プロジェクト採算表はプロジェクト管理項目のコスト管理で活用し、プロジェクトの予算やコスト等の費用と収益の実績を記録し、財務状況を把握するための表です。プロジェクト採算表を元に予算超過や節約の可能性を検討します。投資対効果 (ROI) を算出することで、プロジェクトの成功可能性を判断できます。

報告書はプロジェクト管理項目全般で活用し、プロジェクトの進捗状況や成果を関係者に報告するためのドキュメントです。プロジェクトの状況を定期的に報告することで、関係者に状況を共有できます。そのほか、関係者の理解と協力を得るメリットもあります。

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト管理項目のスケジュール管理で利用され、プロジェクト全体のタスクを階層的に細分化したものです。コストの見積もりにも利用され、プロジェクトの全体像を把握できるメリットもあります。

ガントチャートは、プロジェクト管理項目のスケジュール管理と資源管理で利用される、タスクを横軸に期間を縦軸に表したチャートです。ガントチャートのメリットは、プロジェクトのスケジュールを可視化し、進捗状況を管理できる点です。タスク間の依存関係を明確にするメリットもあります。

WBSとガントチャートはプロジェクト管理項目で活用し、互いを組み合わせることで、プロジェクトの全体像とスケジュールをより詳細に把握できます。WBSとガントチャートを使い、効率よくプロジェクトを管理しましょう。

プロジェクト管理を成功させるポイントとして、プロジェクトをプロジェクト管理項目で分類し、ツールや手法で管理する方法が活用されています。例えば、タスク管理ツールやスケジュール管理ツール、情報共有といった手法の活用です。ここではプロジェクト管理の成功ポイントを紹介します。

プロジェクト管理の成功ポイントの1つとして、プロジェクト管理項目で利用する管理ツールの導入が挙げられます。主な管理ツールとしてタスク管理、スケジュール管理、進捗管理、リスク管理、コミュニケーションツール等です。

今や、管理ツールなしでプロジェクトの推進は現実的ではありません。プロジェクトに合った管理ツールを使用して、効率的にプロジェクトを管理しましょう。

プロジェクト管理の成功ポイントの1つとして、業務プロセスの細分化が挙げられます。プロジェクト管理項目のスケジュール管理や資源管理が該当し、業務プロセスを細分化することで、タスクの進行状況を明確に把握できます。

また、業務プロセスの細分化により、タスクに必要な時間や担当者、必要なスキル、タスク間の依存関係が明確になり、タスクの漏れや抜けを防ぐメリットがあります。

プロジェクト管理の成功ポイントの1つとして、情報共有が挙げられます。プロジェクト管理項目でのコミュニケーション管理が該当し、プロジェクトメンバー間での情報共有はプロジェクトの円滑な推進に欠かせません。

情報共有は意思決定の迅速化と、プロジェクトチームの連携を強化するメリットもあります。

プロジェクト管理の成功ポイントの1つとして、プロジェクト管理項目のステークホルダー管理が挙げられます。ステークホルダーとの適切な関係管理は、プロジェクトの成功に不可欠です。

ステークホルダーのニーズや期待を理解し、適切な情報提供と関与を確保することが重要です。また、適切にコミュニケーションを取ることで、プロジェクト推進の協力を得るメリットがあります。

適切な予算組みもプロジェクト管理の成功ポイントの1つです。プロジェクトの成功には、適切な予算の計画と管理が欠かせません。予算の見積もり、コスト管理、および予算配分を効果的に行い、資金の効率的な運用を目指します。プロジェクト管理項目でのコスト管理が該当します。

ドキュメントのバージョン管理もプロジェクト管理の成功ポイントの1つです。プロジェクト管理項目の品質管理が該当します。プロジェクトを進める過程で、様々なドキュメントを作成することになりますが、ドキュメントのバージョン管理を行うことで、最新の情報を共有し反映漏れなどのミスを防止できます。

プロジェクト全体の把握は、プロジェクト管理の成功ポイントの1つです。プロジェクト管理項目での統合管理が該当します。プロジェクト全体の状況と進捗を定期的に監視し、問題点やリスクの早期発見と対応に努めるのが極めて重要です。進捗報告やリスク管理を通じて、プロジェクトをコントロールします。

予算管理もプロジェクト管理の成功ポイントの1つです。プロジェクト管理項目のコスト管理が該当します。予算管理はプロジェクトのスコープ、スケジュール、リソースなどを考慮する必要があります。

また、プロジェクトの進捗に応じて予算と経費に差がないか監視が必要です。差がある場合は分析を行い、プロジェクトに問題が発生していないかをチェックしましょう。

プロジェクトを成功させるために、プロジェクトを管理する必要があります。その管理手法としてさまざまなプロジェクト管理項目があります。プロジェクト管理項目を利用して、プロジェクトを計画的かつ効率的に管理しプロジェクトを成功に導きましょう。

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