プロジェクトの効果的な振り返り方法とは？KPT法などの手法やメリットを解説！

プロジェクトの振り返りとは、プロジェクトの今までの経緯を観察し、現状を客観的に捉え、プロジェクトの進捗状況や良かった点、改善の必要のある課題などを評価・分析するプロセスです。振り返りを通じて、成功要因や改善点が明確になり、次のプロジェクトへ活かせます。

プロジェクトの振り返りでは、KPT（Keep・Problem・Try）法を活用すると、効率よく質の高い振り返りができます。

プロジェクトを振り返る目的は、次のプロジェクトへ活かすため、組織全体のノウハウを蓄積するためです。プロジェクト全体を通して、メンバーの良かった点、悪かった点などを洗い出すことで、次回のプロジェクトで意識して注力すべきポイントが見えてきます。

振り返ることで、プロジェクトの計画、実行、改善のサイクルを効果的に回せて、プロジェクトメンバーの知識や経験も蓄積されていきます。

プロジェクトの振り返りは、プロジェクト完了後の最後だけでなく、途中でも行われるべきです。特に数ヶ月に及ぶ長期プロジェクトの場合、課題点を早期に発見し、改善しないと想定外のトラブルを引き起こす可能性があります。

プロジェクトを振り返るタイミングは、プロジェクト終了時、月次など定期的なタイミング、重要なタスクが完了した時、などが効果的です。短期的なスパンで振り返ることで、以降のプロジェクトをスムーズに進行でき、問題点があってもすぐに修正が可能です。

プロジェクトの振り返りには様々な方法があります。まずは、プロジェクト振り返り方法の中でもおすすめのKPT法をご紹介します。

KPT法の振り返り手順は以下のとおりです。

KPT法とは、これらの頭文字を取った言葉で、元々はシステム開発の領域でよく使われていました。「Keep」「Problem」「Try」の3つの観点から、今までのプロジェクトの経緯を観察するシンプルなフレームワークです。

専門的な知識や複雑なツールを使用しないので活用しやすく、現在では、ビジネスシーン全般で使用されます。

KPT法1つ目の手順である「Keep」は、「継続」を指します。プロジェクトを進めていた中で、「良かった点」「継続したい点」について議論し、振り返ります。メンバーが工夫したポイントや、クライアントから評価された点などが、該当すると考えられます。

KPT法では、はじめに「良かった点」「評価に値する点」にフォーカスするので、チーム内の雰囲気を悪くすることも少ないです。やって良かった業務や工夫を継続して実施することで、これからのプロジェクトの進行を効率的に進められます。

KPT法2つ目の手順は、「Problem」です。プロジェクトが進行している中で発生した「問題点」について議論し、改善へと繋げます。プロジェクトの振り返りにおいて、発生した問題の原因や課題の洗い出しは、最も重要なプロセスです。

「Problem」で早期に課題を発見し、再発防止策を講じます。日々の業務でもプロジェクトにおいても、ミス発生による出戻りは大きなリソースのロスを生みます。しっかり議論し合い、対策を実施しましょう。

KPT法3つ目の手順は、「Try」です。改善策の実施や次への挑戦を意味し、プロセスの見直しやITツールの導入、メンバーのスキルアップ研修の実施などが該当します。

「Try」の注意点は、具体性のない精神論ではなく、具体的な行動について議論すべき、と言う点です。具体的に「次に何をやるのか」を書き出すようにしましょう。

プロジェクト振り返りの代表的手法「KPT法」は、その簡潔さと汎用性で広く知られています。Keep（継続すべき点）、Problem（問題点）、Try（改善策）の3つの観点から振り返りを行うこの方法は、誰もが容易に理解し実践できるフレームワークとして高く評価されています。

KPT法の主なメリットは、課題の早期発見と解決、継続的な改善、そしてチーム内のコミュニケーション促進にあります。この手法を定期的に活用することで、プロジェクトの質が向上し、チームの成長と効率的な問題解決が実現されます。

KPT法では、「Problem」で課題や問題点の洗い出しを行い、具体的な解決策を「Try」で検討します。そのため、課題の早期検出と解決にとても有効です。

KPT法では、ディスカッションの参加者全員の合意を得ることから、次に行うべき行動をメンバーで共有しやすく、行動方針を統一できるので、スムーズに動き出せます。また次への行動の内容も、具体的なものを設定するケースが多いため、プロジェクトメンバーは迷うことなく、これからの作業に着手できます。

プロジェクトの振り返りは重要ですが、しばしば軽視されがちです。KPT法を活用すれば、短時間で効果的な振り返りを定期的に実施でき、継続的な改善が可能になります。この手法により、プロジェクトの進捗状況や課題を常に把握し、迅速に対応することができます。

定期的な振り返りと改善を繰り返すことで、チームメンバーは具体的な進歩を実感しやすくなります。この「改善の実感」がポジティブな原動力となり、プロジェクトチーム全体のモチベーション向上につながります。結果として、より効率的で創造的なプロジェクト運営が実現されます。

KPT法では原則、参加者全員が意見を出し合います。これにより、プロジェクトメンバー間で必然的に活発な議論が交わされ、コミュニケーションが促進されます。普段は発言の少ないメンバーも参加することで、多様な視点が集まり、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。

この包括的なアプローチにより、通常見落とされがちな重要な意見や潜在的な問題点が浮き彫りになります。結果として、チーム全体での情報共有がスムーズになり、プロジェクトの透明性が高まります。KPT法は、効果的なコミュニケーションと問題解決を両立させる優れた手法といえるでしょう。

プロジェクトの振り返りには、KPT法以外にも多様な手法が存在します。各手法には独自の特徴や利点があるため、プロジェクトの目標や課題に合わせて最適な方法を選ぶことが重要です。多様な振り返り手法を知ることで、プロジェクトマネージャーやチームリーダーは、より効果的なプロジェクト管理と改善を実現できるでしょう。

ここでは、KPT法以外の振り返りの方法をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

DAKIとは、「Drop（やめる）」「Add（加える）」「Keep（続ける）」「Improve（改善する）」の頭文字を取った手法です。全ての項目が「次へのアクション」になるので、やるべきことが明確で、プロジェクトメンバーは迷いなく行動を起こせます。

しかし、「次へのアクション」の中には実現が難しいものも含まれるケースがあります。例えばImproveに「ITツールの導入」と記載しても、予算をオーバーしてしまうなら、実現はできません。

「mad（怒り）,sad（悲しみ）,glad（喜び）」の感情面を書き出す手法です。プロジェクトの振り返り方法の中で、最もメンバー個人の感情にフォーカスしています。

メンバーの感情に注目するので、メンバーの居心地の良いプロジェクトチームを作りやすくなります。しかしプロジェクトの初期段階や自身の感情をオープンにすることに慣れていないメンバーがいると、効果が発揮されにくいです。リーダーとメンバーの1on1の面談時などに活用すると効果的でしょう。

Star fishとは、日本語訳で「ヒトデ」を指します。5つの指標において、プロジェクトを振り返るフレームワークです。5つの指標は、次のとおりです。

KPT法よりも、細分化して振り返るのが特徴です。特に「継続すること」を「Keep Doing」と「More of」に分けている点が特徴的で、次回のプロジェクトやタスクの進行の戦略やリソース配分の戦略を具体的に立案できます。

Timeline法とは、プロジェクト期間中のメンバー全員の行動を時系列（タイムライン）に並べるフレームワークです。メンバー全員の行動や重要なイベントを時間軸に沿って並べることで、プロジェクトの全体像を俯瞰的に把握できます。特にプロジェクトの開始から時間が経過した後の振り返りに適しており、初期の問題点や重要な転機を忘れずに評価することができます。

また同じタスクを行うメンバーがいる時にも効果を発揮します。進捗の差異や効率的な作業方法を明確にすることで、ベストプラクティスの発見や作業プロセスの最適化につながります。

Win/Learn/Tryとは、「成果報告」「学べたこと」「次へのアクション」を書き出す、振り返り法です。KPT法に近い振り返り方法ですが、完了したプロジェクトやタスクの結果を書き出し評価することに、よりフォーカスしています。

注意すべき点は、発生した問題点についての項目がない点です。潜在的な問題点や課題の見落としにつながる可能性があり、適切に改善がなされないケースがあります。プロジェクトの初期段階でメンバーの士気を上げたい場合や、プロジェクトの完了間際に活用しましょう。

World Cafe法 とは、会議室のようなフォーマルな空間ではなく、カフェのようなカジュアルな空間でくつろいで、プロジェクトについて議論を行うフレームワークです。複数のグループに分かれて、プロジェクトについて振り返り、グループもローテーションさせていくのが一般的です。

短時間で多くのメンバー同士で情報共有が行えることと、穏やかな雰囲気でアイデアや意見を出し合えるのが特徴です。ただし、World Cafe法はあくまでも振り返る際の空間や形式を指すので、実際の議論はKPT法などの他の手法を活用しましょう。

WRAP法とは、「Wishes（理想）」「Risks（リスク）」「Appreciations（感謝）」「Puzzles（未解決の問題）」の頭文字を取った手法です。感謝したいことを述べる点が、WRAP法の特徴です。

前向きな議論と課題や問題点に関する議論をバランスよく行え、感謝という項目があるために、チームのエンゲージメント向上も期待できます。ただし、具体的な次へのアクションの提示は、WRAP法では難しいとされます。他の手法と組み合わせて活用した方が、より効果を発揮してくれるでしょう。

YWT法は、日本能率協会コンサルティングが考案した独自の振り返り手法です。この方法では、「やったこと（Y）」「わかったこと（W）」「次にやること（T）」の3つの観点からプロジェクトを評価します。実際の作業内容とその結果に基づいて議論を展開するため、プロジェクトの進行過程を具体的に分析できます。

この事実ベースのアプローチにより、プロジェクトの成果や課題の根本原因を特定しやすくなります。特にプロジェクトに遅延が生じた場合、時系列に沿って問題のあったタスクを特定することができます。YWT法は、客観的な視点でプロジェクトを振り返り、効果的な改善策を導き出すのに適した手法と言えます。

4L法とは、「Liked（良かった点）」「Learned（学んだ点）」「Lacked（足りなかった点）」「Longed For（望んだ点）」の4つの観点からプロジェクトを評価する手法です。成果と課題をバランスよく議論でき、さらに将来への展望も含めた幅広い視点でプロジェクトを分析できます。

「Longed For（望んだ点）」の要素は、チームの未来志向的な思考を促し、メンバーのモチベーション向上に寄与します。しかし、良かった点や将来の展望に関する意見が多くなると、議論の焦点がぼやける可能性があります。議論の方向性を適切に管理し、具体的な結論に結びつける工夫が必要です。

この手法は、童話の「3匹の子豚」のストーリーになぞらえて、プロジェクトを振り返る手法です。「わらの家（すぐに崩れそうなもの）」「木の家（問題ないが改善の余地があるもの）」「レンガの家（安定しているもの）」の3つのブロックに分け、議論を進めます。

プロジェクトの振り返りに慣れていないチームなどには、気軽に始められる点でお勧めできる手法ですが、専門的なプロジェクトチームには向いていないとも言えます。

マリオカートとは、その名の通り任天堂の「マリオカート」になぞらえた、プロジェクトの振り返り手法です。マリオカートのアイテムに、課題や問題点を見立て、ゲーム感覚で振り返れます。

「キノコ」「バナナ」「緑甲羅」「スター」などにブロックを分けることで、親しみやすさを演出し、メンバー全体が楽しく自然体で議論を交わせます。マリオカートをプレイしたことがない人にとっては親しみにくい手法ですが、新しい手法を試したい時などにおすすめです。

リーンコーヒーとは、形式にこだわらない、のびのびとした議論を試みる手法です。構造的ではありますが、議論の型のようなものはありません。

自由なディスカッションが可能なので、新たな視点やアイデアが創出されやすく、発展的な議論が行えます。議論を適切に管理しないと、冗長な話し合いの場になる可能性があるのが、注意点です。

本記事では、プロジェクトの振り返り方法について解説してきました。特にKPT法について、詳しく紹介しました。

プロジェクトの振り返り方法には、「3匹の子豚」や「マリオカート」のように珍しいものもあり、様々です。自身のプロジェクトやチームメンバーに適した手法で、議論を交わしてください。

プロジェクトの振り返りは、成果や課題を明確にし、改善につなげるための重要なプロセスです。KPT法をはじめとする様々な手法を活用し、定期的に振り返りを行うことで、プロジェクトの質を高め、チームの成長を促すことができます。振り返りで得られた教訓を次のプロジェクトに活かし、継続的な改善を目指してください。

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