PMとPMOの違いは？プロジェクトにおける役割や導入メリットを解説！

PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは、ビジネスにおけるプロジェクト全体を支援する組織です。以下、PMOの役割についてまとめました。

PMOは、プロジェクト全体の状況を可視化したり、プロジェクト参画メンバー向けの研修やトレーニングを実施したりします。

例えば、大規模プロジェクト開発の場合、複数企業が開発を担当するマルチベンダー体制をとります。個々の企業内での共有だけでなく、他企業とのコミュニケーションが必要です。そこで、PMOはPMの業務をサポートし、横串的に情報共有、会議の調整、管理を行います。

PMOの設置はプロジェクトのパフォーマンス向上とスムーズな管理が目的です。プロジェクト内での計画、ルール、問題点、リソースを共有し、効率化と成功率向上を支援する全体俯瞰の役割を担います。

PM（プロジェクトマネージャー）とPMOの違いは、プロジェクトの責任者としてプロジェクト管理を行う立場の違いです。PMの役割を以下にまとめました。

PMはメンバーの業務や進行について実行責任を負い、開始から終了までのプロジェクト成功の責任を持つポジションです。

PMOはPMの業務をサポートする役割であり、大規模プロジェクトにおける企業間やチーム間の意思疎通のための調整を担います。

PMはプロジェクト進行をステークホルダーへ報告し、PMOはプロジェクトの運営状況を全体に報告することが多いです。

PMとPMOで必要とされるスキルの違いは、 規模や役割、責任範囲です。混合される場合もあるものの、PMとPMOでは、それぞれの役割で必要とされるスキルが明確に異なります。PMとPMOで必要なスキルは以下の通りです。

PMは、 プロジェクトの全体像を把握し プロジェクトの計画、実行、管理を行うリーダーです。プロジェクト管理に関する専門知識に加え、リーダーシップ、リスク管理、問題解決能力などの実践的なスキルが求められます。

PMに対し、PMOはコミュニケーションにおける情報収集能力、収集した情報の分析、報告のための文書作成能力が必要です。プロジェクト全体を通した問題の認識や課題解決の相互理解をサポートするスキルが重要とされます。

PMはプロジェクトの計画と管理、PMOはプロジェクトの支援が大きな役割の違いです。PMが問題解決や意思決定などのスキルが必要なことに対して、PMOは組織の運営やコミュニケーションスキルが求められます。

PL（プロジェクトリーダー）は、特定のタスクやチームを率いる役割です。PLは、PMの下でプロジェクトの中でいくつかに分割したチームの一つを担当し、タスクや進捗管理などの業務を行います。

PLは自チームの状況をPMに報告し、PMはPMOと報告内容を共有して分析し、ステークホルダーに報告するなどの役割の違いです。

PMOの役割はプロジェクト全体の運用支援です。PMOを構成する役割は、PMOマネジャー、PMOアドミニストレータ、PMOエキスパートの3つに分類されます。

これらは役割と独自のスキルを連携させることで、より効果的なプロジェクト運営を実現できます。PMOの役割を踏まえて、3つのPMOの役割とスキルについてみていきましょう。

PMOマネジャーは、 プロジェクト全体のマネジメント活動を支援し 、戦略計画、チームワークの効率化、業務の監督を行います。豊富なプロジェクトマネジメント経験と優れたリーダーシップを持ち、組織全体を統率する存在です。

PMOマネジャーは、PMOの業務全体の統括を担当します。PMO全体をリードするリーダーシップや、目標に合わせた戦略的思考も必要なスキルです。

PMOアドミニストレータは、PMOの日常業務を担い、プロジェクトのスムーズな進行のための事務処理を行います。

また、環境やチーム間など細部への注意力、情報共有のための高い文書作成能力、情報管理能力、コミュニケーション能力が必要です。

膨大な資料を正確かつ迅速に処理し、プロジェクト情報を整理・統合することで、PMO全体の効率化に貢献します。

PMOエキスパートは、プロジェクトマネジメントに関する専門知識を持ち、PMO全体を支援するコンサルタント的な役割です。豊富な経験と専門知識を活用し、PMOの業務改善に努めます。

プロジェクト管理だけでなく、専門知識における分析力、メンバーの教育スキル、問題解決能力などのスキルが必要です。

IT業界を中心に、プロジェクト運営におけるPMOの導入が活発化している状況です。PMOを導入することで、問題の共有や認識、情報の分析など、PMの判断をサポートし、効率化におけるプロジェクト全般を支援します。

次の項目から、PMO導入で期待できるメリットについて、PMの負担やプロジェクトマネジメントの質を観点にみていきましょう。

PMOは、PMの負担を軽減し、プロジェクト全体の質の向上のために、以下のような取り組みを行います。

例えば、各チームから提出される情報や資料の整合性を図ることで、PMの報告書作成などの定型業務の負担軽減をサポートします。

また、PMだけでは手の回らない、プロジェクト全体に共通する課題に対応することで、PMが業務に集中できる環境を作ります。

PMOは客観的なプロジェクト運営の円滑化を支援します。具体的には、以下がサポートのポイントです。

PMOは、プロジェクトに関する情報を一元管理し、関係者間で共有することで、プロジェクトの進捗状況や課題を透明化します。これにより、意思決定の迅速化やメンバー間の連携強化が可能です。

PMOの導入には、適切な導入方法と、注意点を踏まえた慎重な計画が必要です。PMOを導入する前に、導入方法と注意点をしっかり確認しましょう。

PMOの導入は、組織のプロジェクト管理体制を強化するための重要なステップです。ここでは、PMOを導入すべきケース、導入方法、そして導入にあたっての注意点について詳しく解説します。

PMOで期待通りの効果を得るために、導入前にしっかりと導入ケースを検討し、準備を進めなければなりません。PMOを導入すべきケースは、以下のいずれかに該当するプロジェクトで、効果的であると考えられます。

実際に、大規模プロジェクトなどでPMO導入が活発であり、複数プロジェクト進行の場合など、全体を統括するPMOは重要です。

PMOの導入には、PMOの役割や導入の意図を明確にし、PMとの役割の違いを理解することが不可欠です。これにより、組織全体で効果的なプロジェクト管理が可能となり、プロジェクトの成功率をさらに高めることができます。

PMOの導入を検討する際には、以下に紹介する方法と注意点を踏まえて計画を進めることが重要です。どちらの方法が適切かは、プロジェクトの規模、業務内容、開発内容、プロジェクトの数、予算などによります。

PMO組織を社内に常設することで、安定した体制でのPMO運営が可能です。また、プロジェクト全体のノウハウをPMOに集約できるため、長期的なプロジェクトの標準化と継続的な改善が図れます。

ただし、常設するための運営コストがかかるため、予算をしっかりと確保することが必要です。常設であるがゆえに、組織の変化に対して柔軟に対応しづらい場合もあります。そういった場合、PMOの専任スタッフの選定が必要です。

PMOをプロジェクトごとに設置することで、プロジェクトのニーズに特化したサポートができます。必要な時期に必要な範囲で設置するため、常設よりもコストを抑えられるのも特徴です。

しかし、プロジェクトごとの設置では、長期的なノウハウの蓄積や管理の一貫性保持が難しい場合があります。プロジェクトの終了によって解散し、ノウハウが分散してしまうという注意も必要です。

PMOを導入する際には、明確なPMOの導入目的と役割の設定や、PMとの関係性に注意する必要があります。

また、PMOに適切なスキルと経験を持つ人材を配置することや、PMO導入後の継続的な改善が重要です。次の項目から、注意点をしっかりと検討し、計画的にPMOを導入しましょう。

PMOを導入する前に、PMOに期待する役割と導入意図を明確にすることが重要です。プロジェクトの成功率の向上を目指すか、それとも組織全体の効率化かによって、PMOの役割や必要なスキルは異なってきます。

さらに、全体のプロジェクト管理能力を向上させるためにも、PMOの役割と意図をプロジェクト全体で共有しましょう。

PMOとPMそれぞれの役割を明確にし、責任の所在をしっかりと区別することが重要です。PMO導入によって、PMOとPMの役割分担が曖昧になり、意見が衝突して確執が生まれるケースも少なくありません。以下の点に注意が必要です。

PMOとPMの役割が重複しないように注意しましょう。PMOとPMが役割を理解した上で連携することで、業務に集中し、プロジェクト全体のパフォーマンス向上を図ることができます。

PMOの導入には3つのアプローチ方法があり、それぞれにメリットがあります。どのアプローチを選択するかは、組織のニーズやプロジェクトの特性によります。

PMOの導入を成功させるためには、適切なアプローチを選び、その役割や導入の意図を明確にすることが重要です。

支援型・助言型のPMOは、プロジェクトチームの自主性を尊重しながら、必要に応じて支援や問題解決の助言をします。

PMOの役割は、あくまでも支援的な役割であり、指示や命令は行いません。経験豊富なPMについては、適切なタイミングを見極めて助言し、プロジェクトの進行をスムーズにします。

指揮型のPMOは、PMからの情報をもとに、直接プロジェクトに介入してPMやメンバーを指揮します。PMOの業務過多とならないように、PMOとPMの責任と役割の範囲を明確にすることが大切です。

大規模プロジェクトに多く、PMOの知識や経験をもとにプロジェクトの指揮などを行います。問題解決やメンバーの育成など、期限を決めた一時的な指揮権という周知が必要です。

管理型・コントロール型のPMOは、プロジェクト全体を管理・統括し、プロジェクトが円滑に進むように支援を行います。

プロジェクトの進捗状況を迅速に把握し、適切な指示を与える一方で、PMOの負担が大きくなるデメリットも考えなくてはなりません。緊急時のみの対応とし、役割を切り分け、責任者はPMであることを明確にする必要があります。

PMOで働くためには、プロジェクトマネジメントに関する深い知識とスキルが必要です。 PMOの運営に関する知識や技術の証明資格を得ることで、組織内での信頼性が向上します。 これらの知識とスキルの証明となる、PMOに必要な資格をご紹介します。

PMOスペシャリスト認定資格は、一般社団法人日本PMO協会が実施する、PMOに関する専門知識とスキルを証明する資格です。

PMOの設立、運営、管理に必要なスキルと改善に関わる高度な知識を証明します。認定資格試験概要は以下の通りです。

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格は、プロジェクトマネジメントの基本的な知識とスキルを証明する資格です。

一般社団法人日本プロジェクトマネジメント協会が実施する、プロジェクトマネジメントに関する基礎知識を証明します。

プロジェクトの成功には、PMとPMOの違いを理解し、PMOによる適切な役割分担と効果的なサポートが不可欠です。

PMOの役割はプロジェクト管理の標準化やサポートであり、PMの役割はプロジェクトの実行をリードします。PMOの導入は、PMの負担を軽減し、プロジェクトのパフォーマンスを向上させるための有効な手段です。

組織の特性やニーズに応じて、PMOの導入方法を選び、プロジェクトマネジメントの効果を最大化しましょう。

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