プロジェクト管理する上で、プロジェクト全体の目標は、メンバー全員が同じ方向に向かって進んでいくためにとても重要なものです。今回は、プロジェクト管理を行う上での根本ともいえる目標の設定方法などについて詳しくみていきましょう。

まずは、プロジェクト管理において、目標を設定するときに重要な要件について解説します。プロジェクト管理における目標で定めるべき要件は次のとおりです。

プロジェクトの目標を定めるときには、プロジェクトを達成するべき期限が必要です。プロジェクトは時間に沿って進めていくものであるので、時間管理のためにも期限は明確に設定しましょう。

期限はプロジェクトの最終期限の他に、タスクごとに目標とするべき期限も定めて、定期的にスケジュール通りにプロジェクトが進んでいるか、細かくチェックして管理することが重要です。

プロジェクトの目標は具体的であることが重要です。抽象的過ぎる目標であると、プロジェクトメンバーがそれぞれ思い描くイメージが異なってしまい、動く方向性がメンバー間でブレる可能性が出てきます。

具体的な完成物のイメージを共有したり、最終的に目標とするべき数値を掲げたりして、目標を誰にでもわかりやすい形で具体化しましょう。

例えば「売上を増加させる」といった目標設定では、どのくらい売上増加を達成すれば目標を達成したことになるのかわかりません。

目標を設定するときには、「売上を10%増加させる」など、最終的な到達点を数値化してわかりやすくしましょう。

こうすることで、もしも期限までに目標を達成できなくても、目標までどのくらい足りなかったのかをメンバーがしっかりと認識できるようになります。

プロジェクトの目標を設定するときには、到達可能な目標にしましょう。例えば、成果を出していないメンバーにいきなり「10件成約」というのはほぼ実現不可能な目標です。

実現不可能な目標を設定されてしまうと、プロジェクトメンバーのやる気が削がれてしまい、チーム全体の士気が下がってしまう恐れがあります。

プロジェクトの目標を設定する場合には、無理しすぎずに頑張れば到達できる範囲で設定しましょう。

プロジェクト目標を設定するときには、類似した用語の違いと混同してしまうことがよくあります。プロジェクト目標と類似用語との違いについて解説します。

プロジェクトの目標と目的の違いは、プロジェクトにおける範囲と期間です。目的の方が長期間で範囲が広いものになります。一方の目標は、プロジェクトの目的を達成するために、短期間に細かく設定されるものです。

どちらも達成可能な範囲で設定されるべきものですが、目標の方がより短期間で達成するべき、行動を伴うものになります。

会社が設定する目標には、プロジェクト目標の他にビジネス目標もあります。

ビジネス目標は、会社や部門全体の方向性を示すもので、プロジェクト目標よりも抽象的な概念になります。会社や部門全体を動かすための動機になるのがビジネス目標です。

プロジェクト目標とは、ビジネス目標を達成するために組まれる個々のプロジェクトで設定される目標で、プロジェクトチームのメンバーの具体的な行動指針となるべきものとなるという違いがあります。

プロジェクトを立ち上げたら、プロジェクト目標の他のプロジェクト計画も策定されます。

プロジェクト計画とは、プロジェクト目標を達成するためにプロジェクト内に設定される各タスクについての具体的な計画です。

タスクごとの成果物と期限、メンバーなどを決めてスケジュールを立てることがプロジェクト計画です。

プロジェクト目標がメンバーが行動するための指針であるのに対して、プロジェクト計画は具体的に行動するために必要なものであるという違いがあります。

プロジェクト目標とプロジェクトゴールは同じ意味で使う場合もありますが、厳密にいうと違いがあります。

プロジェクトゴールはプロジェクト目標の上位に来る概念であり、プロジェクトが達成されることでの結果や全体像を描くものです。

プロジェクト目標とプロジェクト成果物も混合されやすいものですが、その概念には違いがあります。プロジェクト成果物とは、プロジェクト目標を達成するために完成するべきものです。

例えば、顧客満足度を10%向上させるという目標に対して、全ての顧客に対して10%還元キャンペーンの告知を完了するというのが成果物にあたります。

目標を明確化することで成果物が定義されて、それに向けての計画が策定されて実行される、という流れになります。

マイルストーンとは「標石」という意味で、道路や鉄道で中間地点の距離を示すために置かれたものです。ビジネスでは、プロジェクトの工程での節目を指します。

ビジネス目標とマイルストーンの違いは、マイルストーンのほうがより細かい期間と目標で設定されるという点です。

最終的なビジネス目標というゴールに向かって、細かい目標がマイルストーンで計画され、メンバーによって実行されていきます。

プロジェクト管理において、目標設定はどのように行えばいいのでしょうか。プロジェクト管理での目標設定方法を解説します。

プロジェクト目標を設定する前に、現状把握を行いましょう。現在の状況を正確に把握することで、足りない部分や今後の成長が期待できる部分が明確化されて、具体的な戦略を構築できます。

戦略構築からプロジェクトを具体化させて、目標設定が可能になります。現状を把握するときには、あいまいな概念で捉えずに、数値化できるものは数値で捉えることが重要です。

数値で現状を把握することで、目標も数値化することが可能になり、何をどこまで達成するべきなのか、具体的な目標を定めることが可能になります。

現状把握ができたら、次にプロジェクトの目的を整理します。プロジェクト目的はプロジェクト目標の上位概念で、プロジェクトの最終的なゴールです。

まずは、プロジェクトを推進する上で、最終的にどこを目指すのか、プロジェクト目的を明確化して、プロジェクトメンバーが共有しやすい形に整理します。

プロジェクト目的を整理できたら、次にプロジェクト目標を設定します。

プロジェクト目的はより抽象的な概念であるのに対して、プロジェクト目標はより具体性の高いものにすることが重要です。目標は目的よりも数値が多く盛り込まれており、期限も明確に設定します。

プロジェクト目標で達成するべき成果と期限を明確化したら、具体的なスケジュールの設定に入ります。プロジェクト目標の達成に向けたマイルストーンを設定して、マイルストーンごとに期限を設定してスケジュールを組みます。

また、スケジュールを記載した工程表も同時に作成して、プロジェクトメンバーで共有しましょう。

スケジュールの策定ができたら、具体的に行動するべきタスクを洗い出します。タスクはやるべきことを細かく洗い出すことで、それぞれのメンバーがやるべきことと期限が明確化できるので、プロジェクト目標を達成しやすくなります。

タスクを細かく洗い出したら、メンバーにタスクを振り分けます。タスクごとに担当者を明確化することで、各メンバーのやるべきことがはっきりと分かるとともに、特定のメンバーに仕事が偏ることを防止できるので、メンバーの負担を軽減することも可能です。

プロジェクトが小さく、短期間の場合には中間目標は必要ありません。長期間に及ぶ大規模なプロジェクトの場合には、中間目標を設定することがおすすめです。

プロジェクト全体の目標に対して、2ヶ月から3ヶ月単位での小さな目標を設定して、一つずつ達成していくことが重要です。中間目標を設定することで、ゴールが見えない大規模プロジェクトでも、メンバーの士気の中だるみを防止できます。

また、中間目標の達成度を細かくチェックすることで、プロジェクトの進捗具合を管理者はこまめに確認できるようになります。

プロジェクトが完了したら、目標が達成できているかどうかの評価を行います。評価するときには、基準をメンバー全員に予め伝えておいて、客観的に評価するようにしましょう。次のプロジェクトに向けて、それぞれのメンバーがモチベーションを上げていけるように評価を行います。

プロジェクト目標を効果的に設定するための具体例を紹介します。

個人がプロジェクト目標を立てる場合の例です。

「2024年の9月の業績評価を5段階中最低でも現在の3から3.5にする」

この目標は、数値が5段階中3.5と具体的であること、いきなり3から4.5や5という高い数値ではなく現実的な目標に設定していること、期限が明確化されていることから、良いプロジェクト目標といえます。

非営利団体がプロジェクト目標を立てる場合の例です。

「今後3ヶ月間で事業所から出る廃棄物のリサイクル率を10%増加させて、廃棄量を3%減少させる。」

この目標では、期限を3ヶ月間と明確化している点と、リサイクル率と廃棄量という定量化しやすい数値を具体的にしている点、数値が具体的にイメージしやすく達成しやすいものに設定されている点が評価できます。

ビジネスでプロジェクト目標を立てる場合の例その1です。

「顧客の商品使用例と顧客の声を全面に押し出した新しいホームページを7月までに開設する」

このプロジェクト目標には数値目標はありませんが、「顧客の商品使用例と顧客の声を全面に押し出した新しいホームページ開設」と、やるべきことと期限が具体的に示されている点が評価できます。

ビジネスでプロジェクト目標を立てる場合の例その2です。

「次の四半期でカスタマーサポートの顧客満足度を15%向上させる」

このプロジェクト目標は、期限が明確であり、具体的な達成目標が現実的な数字で数値化されている点が評価できます。

ビジネスでプロジェクト目標を立てる場合の例その3です。

「会計年度末である9月末までにWebサイトの再構築を完了して、最先端のインターフェースを実装する」

このプロジェクト目標も、期限が明確であり、行動するべきことが明確化されています。

事業を成功させるためには、最初のプロジェクト目的とプロジェクト目標を明確化させることが、関わるメンバーが行動しやすくするためにも重要です。しかし、なかなか実効性の高いプロジェクト目標を立てられないというプロジェクト管理者も少なくありません。

まずは、現状の課題の洗い出しから初めて、達成するべき目標とはどういったものなのか、今一度考えてみるといいでしょう。

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