IT関連で「炎上」というと、SNSやネット掲示板に書き込んでしまった不適切な書き込みが拡散されたり、アンチコメントがたくさん届いたりして、SNSアカウントの持ち主や書き込んだ本人に批判が集中する状況を想像する人も多いことでしょう。

しかし、IT関連業務では別の意味で「プロジェクトの炎上」というものがあります。

プロジェクトが炎上するというのは、IT関連の開発プロジェクトで、計画したときに想定していた予算や期間で開発ができなくなってしまう状態のことです。

クライアントと約束した納期は刻々と迫ってくるのに、何らかの問題が発生して、約束した日に納品できない状況に陥ったプロジェクトのことを、プロジェクトが炎上した、といいます。

この記事では、プロジェクトが炎上してしまう5つの原因、要因と、炎上してしまったときの対処方法、火消し法についてみていきましょう。

プロジェクトが炎上してしまう原因、要因とはどのようなものがあるのでしょうか。主な原因、要因を5つ紹介します。

プロジェクトが炎上してしまう原因、要因の1つ目が要員計画のミスです。

計画時に、どのくらいのスキルを持つ要員をどのように配置すればいいのか、プロジェクトマネージャーなら当然考えなくてはいけません。

このときの要員計画の見通しが甘くて、プロジェクト遂行に必要なタスク量に対して人員が少なすぎる、人員の配置に偏りがありすぎる、といった場合にプロジェクトが炎上する可能性が高まります。

かといって、プロジェクトの途中で外部やプロジェクトとは関係ない部署から新しい人員を増加しても、かえってプロジェクトの火消しに役立つどころか、激しく燃え盛ってしまうものです。

プロジェクトの計画を立てるときには、タスク量を正確に見積もり、必要な人員を適正に配置することが大切になります。

プロジェクトが炎上してしまう原因、要因の2つ目がプロジェクトマネージャーや配置した人員のスキル不足です。

プロジェクトマネージャーのスキル不足では、プロジェクトメンバーに対して明確な指示を適切に出せない、コミュニケーション能力が低い、といったことが、多くの場合のプロジェクト炎上の原因、要因となります。

また、プロジェクトマネージャー自身がプロジェクトへの理解が浅く、無用な工程を生み出してしまい、プロジェクトを炎上案件にしてしまうこともあるようです。

プロジェクトを立ち上げるときには、マネージャークラスで適切な人がいるか、といったことも事前に検討することがプロジェクト炎上を防止するためには重要でしょう。

人員のスキル不足では、必要なプログラミング言語を使いこなせない人など、不適切な人員を配置してしまった、作業スピードが想定していたよりも遅かった、といったことがプロジェクト炎上の原因、要因になります。

特に、外部から人員を入れる場合には、必要なスキルが有る人かどうかを事前にテストを行うなどして確認することが重要です。

プロジェクトが炎上してしまう原因、要因の3つ目が進捗管理を徹底していなかったことです。

こまめに進捗を確認していれば、進捗に多少の遅れが生じたとしても、遅れが生じている部分を余裕のある人に割り振ることで、すぐにカバーすることが可能でしょう。

しかし、プロジェクトもある程度進行して、全体で確認をする段階で、一部のチームやスタッフに割り当てたタスクに大幅な遅延が生じていることがわかると、そこから取り戻すことは並大抵のことではありません。

プロジェクトマネージャーは、各チームのリーダーへ最低でも1週間に一度程度は計画通りに進んでいるか進捗報告するように伝えて、遅れが生じている場合には、速やかに解消するように対処することが重要です。

プロジェクトが炎上してしまう原因、要因の4つ目がスケジュール設定のミスです。

プロジェクト完了までの工数とスタッフの人数とスキルを考えた上で、実行可能な適切なスケジュールを設定しなかったことで、予定よりも大幅にプロジェクトの進行が遅れてしまい、最終的に炎上してしまうことがあります。

一部のチームの人員不足やメンバーのスキル不足に起因するわずかな進捗の遅れであれば、こまめな進捗確認で修正が可能でしょう。

しかし、最初から全体のスケジュール設定の見積もりが甘すぎて、全体的に余裕がない場合には、無理をしてスケジュールに合わせようとして、タスクの一部を省くといった手抜きが生じる可能性もあります。

システム開発などではプロジェクト進行中に予期しない出来事が起きてしまうこともあるので、ある程度の変更などには柔軟に対応できる余裕のあるスケジュール設定を行った方がいいでしょう。

プロジェクトが炎上してしまう原因、要因の5つ目がプロジェクトの目的が不明瞭で、メンバー全員に共通認識が持てないことです。

途中で炎上してしまうプロジェクトでは、最初に明確化するべき目的が不明瞭で、メンバーそれぞれが全く異なる方向を向いて作業に当たってしまうということがよくあります。

割り当てられたタスクについて、それぞれの解釈が全く異なることで、最終的にすり合わせて見たときに、全く整合性の取れないものとなってしまい、修正作業に追われてスケジュールが遅れていくのです。

また、クライアント側の目的の認識があやふやだと、プロジェクトの途中で突然方針転換を依頼されることもあり、炎上する原因になります。

プロジェクトマネージャーは、炎上を防止するためにも、プロジェクトを立ち上げるときにクライアントとしっかりとプロジェクトの目的のすり合わせをして、メンバー全員が同じ方向を目指して動けるようにすることが大切です。

プロジェクトが炎上したときには火消しが必要です。炎上したプロジェクトを火消しするための対処方法とはどのようなものがあるのでしょうか。炎上プロジェクトへ対処する方法を解説します。

プロジェクトが炎上したときには、まずは原因を調べましょう。

原因を調べる方法は、プロジェクト炎上の原因がスタッフにあるのか、マネージャーかスタッフのスキル不足にあるのか、進捗管理やスケジュール設定にあるのか、そもそも最初の目的設定が正しかったのか、調べていきます。

そして、プロジェクトが炎上した原因がわかったら、その原因を解決するための計画を立てましょう。

プロジェクトが炎上した原因がわかったら、炎上の火消しを行うための要員を選別します。火消し専門の適切なスキルを持つ要員を用意できれば理想ですが、おそらくそこまで人員に余裕のあるところはないでしょう。

既存の業務と並行しながら火消しに対処することになるので、過重労働にならないように配慮することが求められます。また、要員不足が原因である場合には、火消しどころではなくなってしまうので、他部署からの応援を頼むなど、適切な対処方法が必要です。

火消し要員を選別するときには、火消しに対処するメンバーのスキルの再確認もしっかりと行いましょう。スキルが足りない人を火消し要員に設定してしまうと、炎上に対処するどころか、ますます炎が燃え盛るような大炎上に発展する可能性もあります。

高いスキルを持つ人は、多くのタスクや責任を抱えていることが多いのですが、プロジェクトが炎上してしまったときには、確実に火消しできるスキルを持つ人を当てることが重要な対処方法です。

プロジェクトが炎上した原因がわかり、対処に当たる要員が確保できたら、次に火消しをするためのタスクを明確化しましょう。

タスクを明確化するためには、やるべきタスクをピックアップすることと、ピックアップしたタスクに優先順位をつけることが大切な対処方法です。

タスクをピックアップしてリスト化することで、やるべきことの抜けがないかを確認できます。優先順位をつけることで何からやればいいのか迷う、といったことがなくなり、効率的にタスクを遂行できます。

プロジェクトを進行させながら炎上の火消しも行うためには、素早い対処が求められます。効率的にタスクをこなせるように、この作業は的確に実行しましょう。

また、炎上したプロジェクトの火消しを行っていれば、炎上の原因がスケジュール設定になくても、他の通常タスクへの影響は避けられません。炎上の原因がどういったものであれ、一度立ち止まってスケジュールを再設定するのも大切な対処方法です。

クライアントにプロジェクトの進行に問題が生じたことを説明して、納期の延長について相談しましょう。

また、人員不足でプロジェクトの進行が遅れてしまった場合には、人員の追加を経営陣にお願いしたり、人員が足りていないチームへ余裕があるチームから再配置したりするなど、適正配置に努めます。

スケジュールを再設定するときには、再び炎上を起こさないように、余裕のあるスケジュール設定を行うことが重要です。

スケジュールを再設定するにあたっては、プロジェクトに参加しているメンバー全員のスキルや作業スピードの再確認をした上で、適切にタスクを振り分けることも重要な対処方法です。

また、他部署や外部から要員を追加してもらうときには、追加要員のスキルの確認も必要です。最初にスキルをよく確認した上で、適切なタスクの配分を行うことが、プロジェクトを進行させながら炎上の火消しへの対処も行うためには重要でしょう。

プロジェクトが炎上してしまう事例はどれもよく似ています。炎上プロジェクトのよくある事例を紹介します。

コミュニケーション不足やコミュニケーションを取っていたつもりで、相手が理解していなかったことでプロジェクトが炎上してしまうことはよくあります。

日本企業は長年、阿吽の呼吸や忖度で推し量るという文化が根づいていたために、外部からの要員や外国人スタッフに対しても、同じようなコミュニケーションで通じると思ってしまうことが多いようです。

しかし、社内では通じる曖昧なコミュニケーションでは、相手は全く理解していなくて、期待通りのタスク進行になっていないことがよくあります。

A社では、ミーティングで外国人スタッフがうなずきながら聞いているので、理解していると思っていました。しばらくして、進捗確認をしてみると、明確にやるべきタスクを指示していなかったことから、自分勝手に進めていたことがわかったのです。

割り振るタスクの内容は明確に指示をして、こまめな進捗確認で相手が理解しているかどうかを確認することが重要です。

プロジェクトが炎上したときには、その責任が誰にあるのか、責任追及したくなるものです。しかし、炎上プロジェクトの責任を誰かに押し付けても、プロジェクトの進行がスムーズになることはありません。

炎上の責任者として名指しされた人の士気は下がり、他のメンバーも自分に責任が及ばないようにしようと、自分から積極的な意見を出したりチャレンジをしたりといったことができない雰囲気になっていきます。

B社では、プロジェクトが炎上したときに、その原因を追及する課程で、とあるチームの進捗の遅れが原因だと特定して、そのリーダーの責任だと責め立てました。

その結果、そのチームリーダーは、今後、プロジェクトに貢献できる自信がないとして、プロジェクトからの離脱を申し出てしまい、チームの立て直しに大きく時間を割かれることになってしまったのです。

本来やるべきことは、そのチームで進捗遅れが発生した原因を突き止めて、原因に対する手当を行うことでした。1人の責任にしたことで、チームの瓦解を招いてしまったのです。

プロジェクトが炎上してしまったことが原因で、退職者や休職者が出てしまう事例も多く見られます。

プロジェクトの進捗が遅れ始めると、その進捗を取り戻そうとして残業や休日出勤が増加します。また、職場全体の雰囲気もギスギスとしたものになりがちです。

結果としてメンバーの労務管理、健康管理がおろそかになり、体調を崩して休職したり、職場に不満をいだいて退職を申し出たりするメンバーが出てしまいます。

C社では、進めていたプロジェクトが炎上してしまい、メンバーに連日徹夜での作業を強いる状況が続いていました。もともと、うつ病で通院中のメンバーが、この状況で病状が悪化して休職してしまい、退職することになってしまいました。

プロジェクトが炎上したときには、速やかにタスクの振り分けなどの対処を行い、メンバーに無理を強いる状況を改善しないと、メンバーの退職や休職を防ぐことは難しいでしょう。

C社の事例では、退職した人はもともと治療中のメンバー1人だけでしたが、1人の退職や休職をきっかけにして、退職が連鎖することがあります。

徹夜での作業が当たり前だという状況が続いてしまうと、身体が悲鳴を上げて、仕事が続けられなくなる人が増加するでしょう。結果として、退職や休職の申し出が相次いでしまい、要員の追加が間に合わなくなる可能性も高まります。

そうなると、プロジェクトの進行そのものが難しくなる可能性もあるので、プロジェクトが炎上しても退職が連鎖しない状況を速やかに作ることも重要です。

プロジェクトが炎上してしまうと、なかなか取り戻すことは難しい場合もあります。プロジェクトが炎上してしまったことで、プロジェクトそのものが瓦解して中止せざるを得なくなる状況になってしまうかもしれません。

そのような状況を作らないためには、最初からプロジェクトが炎上しないように防止策を講じておくことが重要です。プロジェクトマネージャーができる、プロジェクト炎上を防止するために予めできる予防策を紹介します。

プロジェクトを炎上させないためには、最初から適切なスケジュール設定を行うことが重要です。プロジェクト炎上の防止策としてのスケジュール設定について解説します。

まずは、プロジェクトの完了までに必要なタスクをしっかりと洗い出し、メンバーのスキルと照らし合わせながら、それぞれのタスクに必要な作業時間を適切に設定します。

メンバーの人数やスキルに見合わないタスク量と作業時間の設定は、炎上する原因になるので、メンバーのスキルと人数がタスクや納期と見合わない場合には、計画段階から増員や納期の延長などを交渉しましょう。

タスクと必要な作業時間を洗い出したら、次に複数のタスクをまとめて進捗の目標とするマイルストーンを設定します。それぞれのタスクの作業時間は計画通り行かなくても、マイルストーンごとに進捗を確実に合わせられるように、スケジュールを設定するのです。

このときに、マイルストーンのスケジュール設定には多少の余裕を持たせて、万が一どこかに多少の遅れが生じたとしても、マイルストーン内でカバーできるようにします。

マイルストーンでスケジュールを確実に合わせられるように余裕を持たせることで、最初の方の遅れを後の工程に押し付けることなく、プロジェクト全体を余裕を持って進めることができるようになるでしょう。

プロジェクトの炎上を防止するためにも、プロジェクトマネージャーは、こまめにプロジェクト全体の進捗状況を管理して、遅れが生じていないかを確認できるようにしましょう。

プロジェクト管理ツールを使い、誰がどのタスクをどの程度進めているのかを、常にプロジェクトマネージャーは確認できるようにしておくことがおすすめです。

誰かのタスクの進捗に遅れが生じている場合、遅れの原因を特定して、マイルストーン内で回収できる程度の遅れなのかどうかを判断します。

必要に応じて、作業に余裕のある人にタスクを振り分けるなど、適切に進捗を管理することで、進捗の遅れを防止することができるでしょう。

マイルストーン、つまりチェックポイントは細かく設定したほうが、プロジェクトの炎上防止に繋がります。

チェックポイントを大まかに設定してしまうと、万が一遅れが生じたときに、次のチェックポイントに設定した期日までに取り戻せない可能性が高まるでしょう。そうなってしまうと、遅れが次々と積み重なっていき、最終的に炎上してしまいます。

チェックポイントを週に1回から2回程度で設定しておけば、多くても数日分の遅れの段階で発見できるので、取り戻すことが容易です。

プロジェクト炎上を防止するためにも、チェックポイント、マイルストーンの設定間隔には注意しましょう。

プロジェクトメンバーの誰かに、タスクの遅れが生じたときに、すぐにSOSを出すことができるように、チーム内に円滑なコミュニケーションを取ることができる体制を整えておくことも重要です。

なにか困ったことなどがあっても、コミュニケーション不全のチームでは、それを言い出すことができずに、作業を進められなくなってしまう可能性があります。

チャットツールを活用する、プロジェクト管理ツールで、誰がどのタスクをどのくらい進めているのか、メンバー間で共有できる、といった体制を作ることがおすすめです。

そうすることで、遅れが生じたメンバーへの手当がスムーズにできるコミュニケーション環境を作ることができます。

タスクに遅れが生じているメンバーからの報告がないことが、プロジェクトの炎上につながる例も多くみられます。

作業には遅れが生じることもあり、恥ずかしいことではないことをメンバーそれぞれに認識させて、タスクの進捗状況はこまめに報告するように伝え、遅れや修正をプロジェクトマネージャーが把握して対処できるようにしましょう。

そのためには、メンバーに対して報告の大切さを教育することも重要です。チャットツールでは報告が流れてしまうこともあるので、スプレッドシートやプロジェクト管理ツールなども有効的に活用しましょう。

プロジェクトの炎上を防止するためには、要員計画も重要です。要員計画で気をつけるべき点をみておきましょう。

近年、「配属ガチャ」というのが話題になっています。新入社員が希望する部署やプロジェクトに配属されないと、ガチャに外れたといって退職してしまう人もいるのです。

新しいプロジェクトを立ち上げるときや要員を追加するときには、現在働いている部署やプロジェクトから外れて、プロジェクトのメンバーとなります。

そのときに、プロジェクトマネージャーとしてはそのメンバーの経験値向上やスキルアップに役立つと考えていても、本人にはその意図が伝わっていなかったり、それまで取り組んできた仕事を否定されたと思いこんでしまったりする可能性があります。

最悪の場合、プロジェクトメンバーに加えたことが退職理由になってしまう可能性もあるので、事前にプロジェクトへの参加を本人に打診して、要望を確認しましょう。

本人の要望に沿わない場合でも、そのプロジェクトへの参加がその人にとってどのような意味があるのか、明確に伝えて理解を得ることが重要です。

プロジェクトの要員を選別するときには、メンバー候補者の経験とスキルをよく確認しましょう。スキルチェックを怠ると、プロジェクトが始まってから十分なスキルがないことが判明して、進捗の遅れの原因となる可能性があります。

社員であれば、社内でのこれまでの経験や評価をしっかりと調査した上で、メンバーにふさわしいか確認します。社外からメンバーを加える場合には、事前にテストを行うなどのスキルチェックを行いましょう。

プロジェクトに新しいメンバーを追加するときには、引き継ぎや教育にかかる時間もしっかりと考慮して、全体の計画を立てましょう。

プロジェクトマネージャーは、自分が担当するプロジェクトに関する引き継ぎだけでなく、新たなメンバーが現在行っている業務の引き継ぎにかかる時間も考慮に入れることが大切です。

引き継ぎや教育にもある程度の時間がかかります。そこを考慮せずにメンバーがプロジェクトに参加したらすぐに即戦力として使えるような計画を立ててしまい、結果として時間が後ろに押してしまいがちなので、その点もしっかり考えましょう。

スキルマップとは、従業員のスキルレベルを一覧表にしてまとめたものです。業務をこなすために必要なスキルをピックアップして、それぞれのスキルに対しての一人ひとりの能力や技能を数値で評価していきます。

プロジェクトマネージャーは、最初にプロジェクトを遂行する上で必要なスキルを洗い出して、そのスキルを持つメンバーを社内で探します。そして、メンバー候補を洗い出したら、それぞれのスキルマップを作成しましょう。

メンバー候補者それぞれのスキルマップを作成することで、プロジェクトに必要なスキルを持っているかどうか、プロジェクト要員として必要な人材かどうか、全体のバランスとして不足しているスキルが無いか、といった点を把握しやすくなります。

炎上したプロジェクトの事例の中には、プロジェクトの目的やゴールが明確化されていなかったことが原因であるものが多くあります。

特に、顧客との目的、ゴールのすり合わせが十分に行われていなかった場合に、炎上してしまうことが多いようです。

プロジェクトの最終地点のイメージが顧客と異なっていた場合、最終的な成果物が顧客の意に沿わないものになる可能性もあります。そうすると、ゼロからやり直し、ということになりかねません。

また、顧客自身が依頼したプロジェクトのゴールを意識していないと、頻繁に仕様を変更するように言われてしまいます。

プロジェクトを始める前に、プロジェクトマネージャーは顧客の意向がどこにあるのか、しっかりと確認した上で全体の方向性を定めることが炎上防止には重要です。

プロジェクトの炎上はできれば避けたいものです。しかし、どのように事前の対策を施していても、炎上が避けられない場合もあります。

どのような経験も、そこから得られるものがあるはずなので、プロジェクトの炎上を経験したことで得られるものも最後にみておきましょう。

プロジェクトが炎上すると、特にプロジェクトマネージャーは多くのことを一度に考えて処理しなければいけなくなります。原因の特定から、今後のタスクの洗い直し、スケジュールの再設定などを短期間にこなす必要があります。

こうした経験は、プロジェクトマネージャーの経験値を大きく上げます。通常の成功したプロジェクトでは得られない、大きな経験を積んで成長できる点は、一つの教訓となるでしょう。

ただし、全てのプロジェクトマネージャーが炎上から経験値を積んで次に生かせるわけではなく、炎上で潰れてしまう優秀な人材もいる点には留意しましょう。

プロジェクトが炎上すると、プロジェクトマネージャーはとにかく短期間で多くの問題に対処しなければいけません。納期が迫る中で、さまざまなことを自らの判断でこなして、メンバーに的確な指示を出す必要があるのです。

また、メンバーもそれぞれが限られた時間で問題に対処することを求められます。結果として、炎上プロジェクトに対処することで、通常のプロジェクトや業務では考えられないような短期間での実力アップが見込めるでしょう。

炎上したプロジェクトを鎮火させるためには、とにかくメンバー間のコミュニケーションが必要になります。最短で効率よく、再配分されたタスクをこなしていくためには、プロジェクトマネージャーとメンバー、メンバー同士での密なコミュニケーションが欠かせません。

プロジェクトが炎上したことで、新しいコミュニケーションツールの導入などの工夫を講じることもあります。チーム内のコミュニケーションが円滑となり、チームに一体感が生まれる可能性も高いでしょう。

プロジェクトの炎上には必ず原因がありますが、その多くは、不明瞭な方向性、スケジュールや要員の問題といったもので、計画段階で慎重に検討を重ねていれば避けられるものです。プロジェクトマネージャーはその点に注意して、計画段階から炎上を防止する対策を講じることが大切です。

しかし、いくら対策しても炎上してしまうときは炎上します。そのときには、この記事で紹介した対処方法で、速やかに火消しするようにしましょう。

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